企業(yè)出國(guó)參展程序及問題解答
作為企業(yè)宣傳推廣公司產(chǎn)品和品牌的一種手段，展覽會(huì)受到越來越多的企業(yè)的重視。許多企業(yè)每年都會(huì)參加幾個(gè)大大小小的展會(huì)，有時(shí)也會(huì)走出國(guó)門,到國(guó)外去參展。由于對(duì)展會(huì)信息的了解不全面、參展前的準(zhǔn)備工作不充分、對(duì)參展時(shí)的各項(xiàng)規(guī)則和要求把握不準(zhǔn)等原因，往往會(huì)在參展時(shí)碰到許多問題，影響到參展的效率和效果。在此，將企業(yè)參展的基本程序和各個(gè)環(huán)節(jié)中需要注意的項(xiàng)目列出，希望企業(yè)在這些方面多加注意。另外，針對(duì)國(guó)內(nèi)企業(yè)出國(guó)參展的幾個(gè)常見問題進(jìn)行解答，希望能對(duì)企業(yè)有所幫助。
一、總體的參展程序
●確定參展目標(biāo)
●了解并選定展覽會(huì)
●制定預(yù)算，成立參展項(xiàng)目小組
●申請(qǐng)展位，獲取展會(huì)資料及參展商手冊(cè)
●準(zhǔn)備展品，公司資料和產(chǎn)品目錄，確定裝修方案
●邀請(qǐng)客戶及合作伙伴
●展品運(yùn)輸、展位裝修
●展覽接待及信息收集
●后續(xù)跟進(jìn)
●展覽效果評(píng)估
二、怎樣選擇適合自己的國(guó)際展覽
１．選擇展覽會(huì)的基本原則：企業(yè)參展目標(biāo)與展覽會(huì)主題符合、參觀者以專業(yè)觀眾為主、有一定的潛在客戶群體、展覽會(huì)在行業(yè)內(nèi)有一定知名度。２．展覽會(huì)選擇的重要因素：展會(huì)性質(zhì)，在發(fā)達(dá)國(guó)家不同性質(zhì)的展覽會(huì)界限分明，參展商應(yīng)結(jié)合自身需要，謹(jǐn)慎選擇；規(guī)模；知名度，通常來講，展覽會(huì)的知名度越高，吸引的參展商和買家就越多，成交的可能性也越大；展覽內(nèi)容，現(xiàn)代展覽業(yè)的一大特點(diǎn)是日趨專業(yè)化，同一主題的展覽會(huì)可細(xì)分為許多小的專業(yè)展；時(shí)間；地點(diǎn)，參加展覽會(huì)的最終目的是為了向該地區(qū)推銷產(chǎn)品，所以一定要研究展覽會(huì)的主辦地及周邊輻射地區(qū)是否是自己的目標(biāo)市場(chǎng)，是否有潛在購買力。
三、前期的籌備工作
１．展品準(zhǔn)備：調(diào)查顯示，展品的重要性在影響參展效果的因素中排在首位。因此，根據(jù)展覽會(huì)特點(diǎn)和企業(yè)參展目標(biāo)準(zhǔn)備展品是展覽成功與否的前提。２．展位設(shè)計(jì)：展位設(shè)計(jì)的好壞，將直接影響到觀眾對(duì)企業(yè)的第一印象。因此，展位的設(shè)計(jì)要能強(qiáng)調(diào)公司形象，吸引觀展者的眼球。３．人員安排：展覽過程中，相關(guān)員工的個(gè)人質(zhì)素、專業(yè)技能和工作態(tài)度將影響到潛在客戶對(duì)公司的了解和產(chǎn)品的把握。因此，合理配備相關(guān)人員，同時(shí)給予充分培訓(xùn)是成功展覽的重要保證。另外請(qǐng)記住，邀請(qǐng)客戶訪問公司展位是您展覽成功不可或缺的重要手段。
四、展覽期間
１．做好日常接待及相關(guān)事宜：參觀者接待、名片收集、談話記錄等。２．進(jìn)行可能的信息搜集：展覽會(huì)手冊(cè)、展會(huì)特別活動(dòng)的宣傳資料、專業(yè)媒體的專題報(bào)道、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手展位觀察及宣傳資料搜集、主辦方的展會(huì)調(diào)查報(bào)告。
五、展后跟進(jìn)
展會(huì)結(jié)束后，要分析評(píng)估參展情況,看是否達(dá)到了企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)，需要展開的相關(guān)跟進(jìn)活動(dòng)有：１．對(duì)客戶及興趣商(潛在新客戶)，寄發(fā)感謝卡、約定的產(chǎn)品資料和樣本，對(duì)客戶問題進(jìn)行回復(fù)、邀請(qǐng)客戶進(jìn)行正式的會(huì)談，銷售業(yè)務(wù)代表繼續(xù)跟蹤，以及訂單的處理。
２．對(duì)新聞界，寄發(fā)感謝卡以及此次展覽的總結(jié)報(bào)告。此外，還要對(duì)參展經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，為下次參展選擇方案提供依據(jù)。
六、常見問題解答
1、問：參加國(guó)外展會(huì)一般在什么時(shí)間報(bào)名合適？
答：國(guó)外的大部分展會(huì)均在前一年的展會(huì)結(jié)束后就會(huì)開始下一年的招展。對(duì)中國(guó)的展商而言，由于牽扯到境外付款、簽證申請(qǐng)及展品國(guó)際運(yùn)輸?shù)葟?fù)雜環(huán)節(jié)，最好能在展會(huì)開幕前至少半年就進(jìn)行報(bào)名，熱門展會(huì)的報(bào)名更是越早越好。像參加國(guó)內(nèi)展那樣提前一兩個(gè)月報(bào)名是不可行的。首先，很多持因公護(hù)照申請(qǐng)簽證的國(guó)內(nèi)主管部門審批程序就需要近兩個(gè)月。另外，展品通常需要在展會(huì)前兩個(gè)月就要準(zhǔn)備出運(yùn)了，如果報(bào)名太晚，勢(shì)必會(huì)帶來很大風(fēng)險(xiǎn)或根本就無法出運(yùn)展品。所以，報(bào)名要早，早報(bào)名，少受累。
2、問：我們出展是直接去還是隨團(tuán)走好呢？
答：盡管目前絕大多數(shù)的中國(guó)企業(yè)參加國(guó)外的展覽會(huì)時(shí)把參加國(guó)內(nèi)組展單位的展團(tuán)作為出國(guó)參展的首選，但我們也不斷地收到一些希望自己報(bào)名參展的公司的問詢。如果您有去歐洲自行參加展覽會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，或者您在歐洲的代理或分公司能協(xié)助您聯(lián)絡(luò)和安排，或者您有外語較好的員工能專門負(fù)責(zé)跟進(jìn)展覽會(huì)的各項(xiàng)籌辦工作，在向國(guó)外匯款等方面也十分方便，自行報(bào)名參展是可行的，但要注意參展各項(xiàng)籌備工作的截止時(shí)間。參加展團(tuán)有兩種選擇。如果您希望自己的展位是不和中國(guó)館在一起的獨(dú)立展位，只要早做說明，也是可以辦到的。大多數(shù)公司則更愿意加入中國(guó)館，以便更多地接待關(guān)注中國(guó)的展覽會(huì)專業(yè)觀眾。參加展團(tuán)就如同找了一個(gè)管家，可以將參展的諸多事宜幫您安排和解決。中文的參展確認(rèn)書就是一份詳盡的參展指南和服務(wù)說明，而在展品運(yùn)輸和簽證方面您所得到的幫助將更有助于節(jié)省人力成本，提高辦事效率。
一些展覽會(huì)接受公司單獨(dú)報(bào)名，而另一些在國(guó)內(nèi)有分支機(jī)構(gòu)和代理的展覽會(huì)則可能建議報(bào)名參展商聯(lián)絡(luò)國(guó)內(nèi)的分支機(jī)構(gòu)和代理。
3、問：在展會(huì)上，一般展品的陳列方式有哪幾種？
答：一般而言，展品陳列的方法主要有以下幾種：
(1)目標(biāo)陳列法。將重點(diǎn)展品或需要突出的展覽內(nèi)容放置在展位或陳列空間的中心位置，其他展品則可按類別陳列于主要展品的周圍展柜或展架上。同時(shí)在墻體上、廊柱上等配以相應(yīng)的廣告版面，并利用照明效果和聲光電的配合，形成一個(gè)和諧統(tǒng)一又主次分明的展覽環(huán)境，使觀眾一進(jìn)廠就看到被突出的主體展品，這對(duì)展覽主題的表達(dá)具有突出、鮮明的效果。
(2)特寫陳列法。根據(jù)展覽目的的要求，將重點(diǎn)展品和細(xì)小展品放大為數(shù)倍的模型或擴(kuò)大數(shù)倍的廣告攝影照片，形成一個(gè)富有沖擊力的空間視覺效果，適用于這種方法的產(chǎn)品包括化妝品、電池、小手工藝品等。
(3)場(chǎng)景陳列法。根據(jù)特定的展覽環(huán)境，結(jié)合某種消費(fèi)需求和相關(guān)的生活場(chǎng)景、生產(chǎn)活動(dòng)、學(xué)習(xí)空間、勞動(dòng)空間以及自然環(huán)境等，將展品恰當(dāng)?shù)亟M合在這一空間環(huán)境中，使其成為其中的角色。這種展覽的特點(diǎn)是將商品通過適當(dāng)?shù)膱?chǎng)景，充分展示其在使用中的情形，顯示其功能和外觀特點(diǎn)。同時(shí)，場(chǎng)景化的展示場(chǎng)面容易引起參觀者的聯(lián)想和親切感，激發(fā)消費(fèi)者的購買欲。像家電類展會(huì)經(jīng)常用這種方法陳列展品。
(4)開放性陳列法。在展覽中，顧客、參觀者與展品直接接觸，參觀者參與演示、操作等切身體驗(yàn)的展覽活動(dòng)，其觀摩、交流、推銷和購買等活動(dòng)均在活潑、融洽、親切自由的氣氛中進(jìn)行。這是一種具有較高時(shí)效和展示功能的行動(dòng)的陳列設(shè)計(jì)。這種方法常見于汽車類展會(huì)。
