參加商業(yè)展覽會(huì)的流程及技巧
所謂商業(yè)展覽,是指利用展覽會(huì)、博覽會(huì)、展銷會(huì)、看樣訂貨會(huì)、展評(píng)會(huì)、物資交流會(huì)、供貨會(huì)、商品洽談會(huì)及其它交易會(huì)形式,多家企業(yè)集中在一起,向參觀者展示自己的商品,邊展邊銷,以展促銷,從而把商品宣傳、銷售、市場(chǎng)調(diào)研、公關(guān)活動(dòng)有機(jī)地結(jié)合在一起的一種促銷方式。
近年來,商業(yè)展覽越來越受到企業(yè)的重視,國(guó)內(nèi)各種名目的商業(yè)展覽發(fā)展異常迅猛,其信息也不斷見諸于新聞報(bào)道或廣告宣傳中。商業(yè)展覽不但在數(shù)量上,而且在規(guī)模上都己達(dá)到了空前水平。所以,有必要對(duì)展覽會(huì)促銷的特點(diǎn)、規(guī)律和操作技巧,進(jìn)行分析和研究,以滿足廣大參展企業(yè)、參觀者、展覽會(huì)主力者各自不同的需要。
一、參展企業(yè)如何選擇展覽會(huì)
現(xiàn)在商業(yè)展覽會(huì)越來越多,企業(yè)如果打算參展,首要的問題是如何在眾多的展覽會(huì)中作出選擇。選擇展覽會(huì)應(yīng)考慮以下因素:
1．這一展覽會(huì)的參觀者中,有多少人是本企業(yè)的目標(biāo)觀眾,并可能購(gòu)買本企業(yè)的產(chǎn)品。他們的地區(qū)分布、職務(wù)分布、所屬單位、對(duì)本企業(yè)產(chǎn)品是否有支付能力等等。這些情況可以從展覽會(huì)的主辦者那里了解到,在絕大多數(shù)情況下,他們備有參觀者情況的詳細(xì)資料.當(dāng)然,企業(yè)還必須對(duì)這些資料的可靠程度作出判斷。
2.這一展覽會(huì)主辦者的背景、主辦能力和水平、信譽(yù)如何。
3.這一展覽會(huì)舉辦的歷史有多久。如果是傳統(tǒng)展覽會(huì),將會(huì)有較多的觀眾，如果是新舉辦的展覽會(huì),一般情況下只能吸引少量觀眾。
4.展覽會(huì)舉辦的時(shí)機(jī)是否合適。如果同時(shí)或前不久有或幾個(gè)同類型的展覽會(huì)舉辦,參觀者就會(huì)大量減少。另外,對(duì)一些銷售季節(jié)性強(qiáng)的商品來說,或?qū)σ恍┝餍袝r(shí)尚性商品來說,展出的時(shí)間應(yīng)與商品的銷售季節(jié)或流行時(shí)間相一致,或稍稍提前。
5．參展所需基本費(fèi)用的多少。
6．其它的參展企業(yè)有哪些、這些企業(yè)的檔次、規(guī)模、知名度如何。
7.這一展覽會(huì)有多少新聞?dòng)浾咔皝聿稍L,其宣傳效益如何
8.展覽會(huì)舉辦的地點(diǎn)是否合適。展覽會(huì)舉辦的地點(diǎn)多選在信息幅射能力強(qiáng)的大城市,或某種商品的產(chǎn)地,或交通方便、四通八達(dá)的商品集散地城市,或商品進(jìn)出口口岸城市,或旅游風(fēng)景區(qū)。展覽會(huì)地點(diǎn)選擇的好壞,對(duì)有效觀眾數(shù)量的多少有直接影響。
9.企業(yè)在決定是否參加某一展覽會(huì)時(shí),還可以詢問該展覽會(huì)過去的參展客商,重點(diǎn)了解他們過去在該展覽會(huì)上,有哪些主要開支費(fèi)用,碰到過什么問題,他們是怎樣解決的,參展收到的實(shí)際效果如何。把上述情況了解清楚后,就不難對(duì)展覽會(huì)做出選擇了。
二、參展人員的選配和行為規(guī)范
1.由于參展人員在展臺(tái)或展地是企業(yè)的代表,他們的言談舉止直接體現(xiàn)著企業(yè)的形象,因此,他們的工作態(tài)度、工作能力和工作方式,與企業(yè)的參展效果有密切的關(guān)系,參展人員的選配也是企業(yè)組織參展活動(dòng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。選配參展人員要注意以下問題l.不能派新手或經(jīng)驗(yàn)不足的職員參加展覽。因?yàn)閰⒂^者總是把參展人員的一言一行看作是企業(yè)素質(zhì)、實(shí)力和信譽(yù)的體現(xiàn),任何生疏的演示,外行的回答,冷漠的態(tài)度,都會(huì)破壞企業(yè)形象和參展效果。
2.參展人員必須具備以下條件:具有飽滿的工作熱情和認(rèn)真的工作作風(fēng),言行謙和,態(tài)度耐心,能主動(dòng)去接觸參觀者,發(fā)現(xiàn)潛在客戶;具有足夠的交際經(jīng)驗(yàn),口齒伶俐反應(yīng)快,有隨機(jī)處理某些特殊事情和問題的能力;對(duì)產(chǎn)品知識(shí)爛熟于心,能準(zhǔn)確回答顧客提出的有關(guān)產(chǎn)品方面的問題；能熟練演示產(chǎn)品的功效特點(diǎn),掌握現(xiàn)場(chǎng)演示技術(shù)具有一定的推銷經(jīng)驗(yàn),能熟練運(yùn)用推銷產(chǎn)品的技巧,針對(duì)不同類型的顧客進(jìn)行有效的說服工作。
3.在展覽活動(dòng)中,有的企業(yè)還根據(jù)需要選用一些表演人員,如模特兒、魔術(shù)師、滑稽小丑等。如果展位較大,參展企業(yè)還需要配備專門人員維持秩序。
4.在參展人員的數(shù)量配備上,一般每10平方米的展位面積至少應(yīng)配有兩名人員。如果在這樣的展位上,每天展出時(shí)間是8小時(shí),就至少應(yīng)配備4名工作人員。必須要有兩批甚至三批人員不斷地更換,以免過度疲勞降低參展人員的工作效率。
5.在參展過程中,公司的經(jīng)理人員應(yīng)該在場(chǎng):許多參觀者,特別是那些有可能成為客戶的參觀者,都希望有機(jī)會(huì)在展覽現(xiàn)場(chǎng)與經(jīng)理人員交談,以了解更多的情況和對(duì)交易條件進(jìn)行磋商。另外,這也是企業(yè)管理層直接接觸市場(chǎng)、掌握第一手市場(chǎng)信息的極好機(jī)會(huì)。如果安排兩名經(jīng)理人員參展,應(yīng)始終保持有一名經(jīng)理人員在展位上,以便及時(shí)解決參觀者提出的問題。
參展人員應(yīng)戴在身體右側(cè),因?yàn)橛糜沂峙c參觀者握手時(shí),你的右肩會(huì)向前傾,這樣胸牌就會(huì)靠近對(duì)方,引起對(duì)方注意。
2．參展人員應(yīng)當(dāng)禁止以下行為
穿奇裝異服，留怪發(fā)型；在展臺(tái)上吸煙、飲酒、吃東西、打電話、看報(bào)紙雜志與同事閑談聊天,怠慢參觀者,或以貌取人,根據(jù)參觀者的衣著好壞而態(tài)度不同;糟神萎靡不振,或舉止粗魯;對(duì)參觀者提出的問題漫不經(jīng)心,態(tài)度冷漠對(duì)顧客軟磨硬泡,強(qiáng)迫對(duì)方購(gòu)買等.
3．參展人員必須保持旺盛的精力,把注意力高度集中在展示工作上。有參觀者臨臺(tái)時(shí),應(yīng)熱情打招呼,耐心回答問題。暫時(shí)沒有參觀者臨臺(tái)時(shí),應(yīng)及時(shí)整理展臺(tái)和宣傳材料,保持展臺(tái)的整潔,并時(shí)刻注意過往的參觀者。
4.參展人員接待顧客與商場(chǎng)導(dǎo)購(gòu)員接待顧客略有不同。展覽會(huì)上展位較多,同類型產(chǎn)品的展位相對(duì)集中,顧客在參觀過程中常常是來去匆匆。因此,參展人員應(yīng)抓住時(shí)機(jī),適時(shí)地、主動(dòng)地上前打招呼,接觸顧客的時(shí)間可適當(dāng)提前。
5．參展人員不能站在擋路或遮擋視線的地方向顧客打招呼,要靠邊站在道旁。更不能兩個(gè)或更多的參展人員聚在一起談?wù)摗?
6.參展人員在介紹產(chǎn)品時(shí),一定要注意分寸,不可夸大其辭。因?yàn)閰⒂^展覽的人中有許多是內(nèi)行,信口開河、夸大其辭極易導(dǎo)致他們的反感,從而喪失可能的銷售機(jī)會(huì)。
7.必須規(guī)定每個(gè)參展人員的工作責(zé)任和權(quán)限,確定每個(gè)人的具體工作份額。例如,企業(yè)的參展目標(biāo)如果是銷售100個(gè)單位的產(chǎn)品,就需要把這個(gè)目標(biāo)分解,使具體的銷售額落實(shí)到每個(gè)人頭上。
三、參展費(fèi)用的安排
在編制參展費(fèi)用預(yù)算時(shí),一般要考慮到以下支出:
l.租用展覽場(chǎng)地的費(fèi)用。
2．廣告宣傳費(fèi).包括展前吸引參展客商和參觀者的各種媒介廣告費(fèi)用,展中發(fā)放各種廣告宣傳品如產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品使用說明書、產(chǎn)品廣告?zhèn)鲉巍⒋黉N贈(zèng)品、產(chǎn)品的試用樣品的費(fèi)用,展覽會(huì)上錄像播放、懸掛廣告橫幅和廣告宣傳畫的費(fèi)用等等。
3.展品的運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、供現(xiàn)場(chǎng)示范表演的產(chǎn)品費(fèi)用。
4.展臺(tái)的設(shè)計(jì)和建造費(fèi)用.包括展臺(tái)設(shè)計(jì)或再設(shè)計(jì)的費(fèi)用,展臺(tái)建造和裝飾整理費(fèi)用,展臺(tái)建造材料的購(gòu)買和運(yùn)輸費(fèi)用,雇用專業(yè)公司或?qū)I(yè)人員的費(fèi)用等等。
5.展覽場(chǎng)地的聲、光、電、水、電話、空調(diào)、清潔場(chǎng)地、攝影照相等多種設(shè)備的費(fèi)用;展覽場(chǎng)地的家具、地毯、花卉及其它環(huán)境裝飾物的費(fèi)用。
6.公共關(guān)系活動(dòng)的費(fèi)用。如召開新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)的費(fèi)用;招待記者對(duì)本企業(yè)產(chǎn)品及展位進(jìn)行采訪報(bào)道的交際費(fèi)用;邀請(qǐng)知名人士出席開幕式剪彩儀式的費(fèi)用;對(duì)重點(diǎn)客戶迎來送往、請(qǐng)客吃飯、租用賓館套房、安排旅游娛樂活動(dòng)、預(yù)訂返程票、饋贈(zèng)禮品的費(fèi)用;對(duì)于一般的潛在客戶或目標(biāo)觀眾開展聯(lián)誼活動(dòng)的費(fèi)用,如贈(zèng)送展覽會(huì)入場(chǎng)券、戲票,邀請(qǐng)參加文娛活動(dòng)等等;在展覽會(huì)期間舉行產(chǎn)品技術(shù)研討會(huì)的費(fèi)用;聘請(qǐng)和培訓(xùn)展覽禮儀模特及產(chǎn)品示范操作人員的費(fèi)用等等。
7.參展人員的吃穿住行、郵政通訊、公關(guān)交際、工資津貼獎(jiǎng)金等方面的費(fèi)用。
8．應(yīng)付偶發(fā)事件的處理費(fèi)用和其它雜支費(fèi)用。
四、展位、展臺(tái)的設(shè)計(jì)和布置
在做展位、展臺(tái)的設(shè)計(jì)和布置時(shí),首要目標(biāo)是必須使其在很短時(shí)間內(nèi),抓住參觀者的注意力,激起他們的興趣,使他們不由自主地走到展位來。如何才能做到這一點(diǎn)呢?
l.選準(zhǔn)展位
在選擇位置時(shí),應(yīng)考慮展位是否靠近會(huì)場(chǎng)的主要通道、洗手間、餐廳或小賣部，從遠(yuǎn)處能否望見展位,是否被鄰近較大的展位所遮蔽，主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的展位設(shè)在何處等等。通常貴重的、重要的展品安排在進(jìn)口處右半部,較笨重的展品安排在底樓且接近出口處,較輕的展品安排在樓上,同類型的展品安排在鄰近展區(qū),考慮清楚后,就要盡快選擇一個(gè)最佳而又付得起租金的位置,火速向大會(huì)租用。因?yàn)檎刮坏淖庥?一般均采取先到先得的方式。
2.慎選展品
在確定展位后,下一步便要考慮展示哪些產(chǎn)品。
參展企業(yè)的產(chǎn)品往往品種、規(guī)格繁多,這時(shí)便要有所取舍。如果把產(chǎn)品全部展出,有可能收到相反效果。因?yàn)樘嗾蛊分粫?huì)使展臺(tái)顯得亂七八糟,參觀者看后,往往難以發(fā)現(xiàn)自己感興趣的產(chǎn)品。在選擇展出產(chǎn)品時(shí),首先要考慮新產(chǎn)品,展覽會(huì)是宣傳介紹新產(chǎn)品的最佳機(jī)會(huì)。新產(chǎn)品通常放在展臺(tái)最顯眼的位置上,并運(yùn)用多種技術(shù)手段表現(xiàn)和強(qiáng)調(diào)其創(chuàng)新之處。其次要考慮選擇一些質(zhì)量較好、有代表性、在市場(chǎng)上有競(jìng)爭(zhēng)力的商品參展。展出的產(chǎn)品在突出重點(diǎn)的前提下,應(yīng)盡可能多樣化,既有能滿足特殊需要的高檔品,也有供一般消費(fèi)的大路貨,以適應(yīng)不同消費(fèi)者的需要。選定展品之后,要把展品放在展臺(tái)最突出、最顯眼的中心位置,切忌喧賓奪主,讓過于華麗的裝飾物、過于耀眼的燈光、過于喧囂的音響,分散了顧客對(duì)產(chǎn)品的注意力。
3.講究展示技巧
德國(guó)一位商展專家指出:“產(chǎn)品展示方法的趨勢(shì),是設(shè)法使觀眾的視覺、聽覺及嗅覺獲得刺激,使他們進(jìn)人一個(gè)新的體驗(yàn)世界”。
1999年初,在德國(guó)科隆舉辦的一次家電博覽會(huì)上,國(guó)外廠商展出的微波爐當(dāng)場(chǎng)烤制蛋糕,當(dāng)香氣撲鼻的蛋糕取出來送給參觀者品嘗時(shí),誰不會(huì)心動(dòng)想買一臺(tái)呢?還有一種全自動(dòng)衣機(jī),參觀者可以把自己的外套當(dāng)場(chǎng)扔進(jìn)去洗滌,洗滌后取出的，外套不但已經(jīng)烘干，而且完全燙平,對(duì)這種能燙衣服的洗衣機(jī),誰能不感興趣呢?
目前很多商家在參展中不惜重金配備計(jì)算機(jī),利用三維動(dòng)畫,反映產(chǎn)品的全貌及特征再加上簡(jiǎn)潔的說明及圖表,.也是一種有效的展示辦法。
對(duì)于房地產(chǎn)或大型設(shè)備,通常采用仿真模型展示法:它的最大好處是直觀,但模型必須與實(shí)際產(chǎn)品成一定的比例,這樣才能使參觀者有直觀的感覺。
4.美術(shù)設(shè)計(jì)
在展臺(tái)、展位的美術(shù)設(shè)計(jì)方面,最佳創(chuàng)意是獨(dú)樹一幟,使自已在萬商云集的展覽會(huì)上一枝獨(dú)秀,脫穎而出,從而抓住參觀者的視線和注意力。今年4月舉辦的’99慧聰中華電腦展武漢地區(qū)展覽會(huì)上,愛必信電腦的展臺(tái)設(shè)計(jì)別具匠心。該展臺(tái)模仿中國(guó)古代木質(zhì)房屋結(jié)構(gòu),雕梁畫棟,再配以古樸典雅的圓木桌,圓木桌上放著愛必信電腦,給人一種古代與現(xiàn)代、藝術(shù)與科技之間的強(qiáng)烈反差感。這一展臺(tái)在很短時(shí)間內(nèi)就引起了參觀者的注意,吸引他們來到展臺(tái)。同時(shí)展臺(tái)層次感也很強(qiáng),突出參展展品,因此非常成功。
另外,每家公司的標(biāo)志、產(chǎn)品的特別造型及顏色,都可以成為設(shè)計(jì)創(chuàng)意,使人一眼望去就知道是哪家公司或哪種產(chǎn)品。展覽會(huì)上,公司的名字或產(chǎn)品的商標(biāo)十分重要,應(yīng)放在顯眼的位置上,務(wù)求使觀眾留下較深印象。
五、展覽會(huì)上的現(xiàn)場(chǎng)演示
展覽會(huì)上,參展人員對(duì)產(chǎn)品的功能進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)演示,能使觀眾立刻了解產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn),并且深信不疑,從而打動(dòng)他們購(gòu)買。筆者曾在展覽會(huì)上看到某廠家演示他們的新產(chǎn)品——辦公桌玻璃板,接通電源后,幾分鐘內(nèi)玻璃板的溫度就上升到30多度,冬天在上面寫字手不會(huì)凍僵,還可以取暖。該廠演示人員還把幾公斤重的鐵砣從一米多高度掉到玻璃板上,參觀者心驚肉跳,但玻璃板卻絲毫無損。這兩項(xiàng)表演使很多參觀者萌發(fā)了購(gòu)買念頭,不少人當(dāng)場(chǎng)購(gòu)買。
展覽會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)演示要注意以下問題
1．必須演示出產(chǎn)品最能吸引顧客購(gòu)買的主要優(yōu)點(diǎn),把產(chǎn)品與眾不同的優(yōu)勢(shì)和最精彩的部分演示出來。
2產(chǎn)品演示要通俗易懂,易于被參觀者了解,如果演示后效果不明顯,或要過一段時(shí)間才能看出效果，參觀者就會(huì)紛紛離去。
3.示范表演最好具有某種趣味性、戲劇性,才能更有效地吸引參觀者。
4．現(xiàn)場(chǎng)演示的效果,受演示者操作水平影響很大。
5.示范表演的同時(shí),演示人員還要盡可能圓滿地回答顧客的種種問題,打消顧客的疑慮,促使他們購(gòu)買;并把顧客的意見和建議,反饋給參展廠商。
示范表演是展覽會(huì)上最重要的促銷手段之一,參展企業(yè)要善于把握利用。
六、展覽會(huì)上的廣告宣傳
展覽會(huì)本身就是一種宣傳活動(dòng),但要達(dá)到預(yù)期目的,還要做大量的廣告宣傳工作。展出之前,展覽會(huì)的主辦者通常要提前一個(gè)季度甚至半年,通過電視、報(bào)紙、廣播、雜志等大眾傳媒發(fā)布廣告,引起公眾注意,吸引參展客商;展出期間,要繼續(xù)廣泛使用各種宣傳媒介,如實(shí)物、圖片、文字、模型、產(chǎn)品功能示范操作、表演、解說、演講、幻燈、錄像、音響效果、咨詢、研討會(huì)、各種廣告宣傳品、贈(zèng)品和試用樣品、新聞報(bào)道、大眾傳媒廣告等等,形成綜合性、復(fù)合型的傳播能力,以吸引更多的目標(biāo)觀眾,達(dá)到更好的促銷效果。
1999年4月,’99慧聰中華電腦展武漢地區(qū)展覽會(huì)上,聯(lián)想采用了一種特殊的廣告宣傳方式,即通過回答問題,向答對(duì)者贈(zèng)送一個(gè)印有聯(lián)想標(biāo)志的精美紙質(zhì)手提袋。所提的問題當(dāng)然都是與聯(lián)想電腦有關(guān)的,如聯(lián)想電腦產(chǎn)銷量在全國(guó)位居第幾?三星顯示器世界銷量第幾(聯(lián)想品牌機(jī)采用的是三星顯示器)?毫無疑問,都是第一。參觀者答不上來,聯(lián)想小姐也會(huì)從旁提示,讓參觀者人人明白。這一措施吸引了大批參觀者,經(jīng)過聯(lián)想小姐的提問“洗腦",收到了很好的廣告效果。另外,手持聯(lián)想手提袋的參觀者布滿展覽大廳,無形中為聯(lián)想電腦作了最好的廣告宣傳。
七.展覽會(huì)上的市場(chǎng)調(diào)研
展覽會(huì)上,你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手很可能就在通道對(duì)面,這是搜集第一手市場(chǎng)資料的絕好機(jī)會(huì)。在展覽會(huì)開幕之前,你需要制訂一套市場(chǎng)調(diào)研計(jì)劃,鼓勵(lì)所有參展人員帶著相機(jī)和記錄本,花時(shí)間走遍競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的每個(gè)展位,看看對(duì)方推出了什么新產(chǎn)品,對(duì)方的產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、付款條件、交貨方式,以及與你的產(chǎn)品有何區(qū)別……總之,要利用這個(gè)機(jī)會(huì)搜集對(duì)方全方位的資料,你一定會(huì)有所收獲。
展覽會(huì)上還需要做好對(duì)參觀者的市場(chǎng)調(diào)研。可舉行參觀者座談會(huì),請(qǐng)參觀者留言,開展有獎(jiǎng)問卷調(diào)查,舉辦咨詢交流活動(dòng)等等。在’99上海國(guó)際保險(xiǎn)業(yè)展覽會(huì)上,韓國(guó)三星火災(zāi)海上保險(xiǎn)公司向人們分發(fā)調(diào)查表,按要求填完表的觀眾就送上一支紀(jì)念筆。其它保險(xiǎn)公司也分別發(fā)送了有獎(jiǎng)?wù){(diào)查表,吸引了大批參觀者。
參展人員還要收集參觀者中潛在客戶的有關(guān)材料,如他們的姓名、單位、地址、電話號(hào)碼、對(duì)產(chǎn)品的興趣和要求等,這些信息對(duì)以后進(jìn)行定向跟蹤大有用處.
八、參展效果的評(píng)估與分析
展覽會(huì)閉幕后,參展企業(yè)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行評(píng)估和分析。例如,將銷售業(yè)績(jī)與預(yù)定目標(biāo)相比,看看是否完成,原因何在;將實(shí)際花費(fèi)與預(yù)算相比,看看是節(jié)約還是超支;對(duì)獲得的市場(chǎng)信息進(jìn)行分析和評(píng)價(jià);就下次是否參展做出初步?jīng)Q策。積累經(jīng)驗(yàn),為今后利用展覽會(huì)促銷提供更好的基礎(chǔ)。
